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O que é a matriz de Eisenhower? Como usar para ser mais produtivo?



Muitas vezes, você pode não perceber, mas a única coisa que você precisa em sua vida é um pouco de organização e priorização do que precisa ser feito para cumprir os compromissos sobrepostos.

Com isso dito, você provavelmente está pensando que não é tão difícil assim. Você está certo e errado ao mesmo tempo. Errado de uma forma que se você pensa que apenas fazer aleatoriamente uma lista de tarefas vai fazer maravilhas para você, vai funcionar, mas não de uma forma alucinante. 

E você está certo, com um pouco mais de esforço e usando a Matriz de Eisenhower, sua vida ficará muito melhor.

 
O que é a matriz de Eisenhower?

Matriz de Eisenhower é um método de priorizar suas tarefas com base em sua urgência. Ajuda a determinar quais atividades são importantes e quais não merecem sua atenção. A ideia por trás da famosa Matriz de Eisenhower é de Dwight D. Eisenhower.

Uma de suas citações famosas é: "a maioria das coisas que são urgentes não são importantes e a maioria das coisas que são importantes não são urgentes."

Esta citação também define a base para a gestão do tempo pessoal de Dwight .

Vindo em direção à matriz, a matriz basicamente categoriza suas tarefas em 4 quadrantes de acordo com o que você precisa fazer em um determinado momento do dia.





Esses 4 quadrantes são:

1.    Fazer

2.    Decidir

3.    Delegar

4.    Eliminar

1. Faça

O primeiro quadrante da matriz de Eisenhower, consiste em suas tarefas mais importantes. As atividades que precisam ser feitas com urgência. As tarefas com prazo próximo ou que não podem ser atrasados ​​geralmente se enquadram nesta categoria.

Para colocar as tarefas nesta categoria, você precisa primeiro analisar cuidadosamente suas prioridades e, em seguida, decidir se elas se enquadram nos critérios de fazer agora. Se a tarefa precisar ser realizada em um dia, ou não mais do que no dia seguinte, é uma tarefa urgente. Faça isso agora!

Outra forma de contextualizar isso é ter em mente o famoso princípio "coma o sapo primeiro" de Mark Twain , conotando que você deve fazer as tarefas mais urgentes do dia logo no início da manhã.

Vamos dar um exemplo de trabalho concreto aqui para facilitar as coisas para você. No final de cada semana, você recebe a responsabilidade de fornecer um relatório analítico ao seu gerente. Já é quinta-feira de manhã e você não preparou o relatório. Isso se classifica como uma tarefa urgente? Absolutamente!

 2. Decidir

 O  quadrante da Matriz de Eisenhower é Decidir. Constitui tarefas que são importantes, mas não necessariamente urgentes. Isso pode incluir uma série de responsabilidades que variam de e-mails profissionais, acompanhamentos, a compromissos e compromissos mais pessoais.

 As tarefas nesse quadrante precisam ser agendadas para outra hora. Geralmente, essas tarefas estão alinhadas com seus objetivos de longo prazo e contribuem para o seu crescimento. Um exemplo comum do dia a dia pode ser o exercício. Você sabe que é fundamental para uma boa saúde, mas não pode dedicar tempo a isso. Portanto, você precisa decidir o momento em que estará pronto para acertá-lo.

Agende tarefas de forma que não sejam transferidas para a categoria 'urgente'. Certifique-se de ter tempo suficiente para executá-los enquanto ainda se enquadram nesta divisão.

 Leia também: Como organizar seu ambiente de trabalho e alcançar sucesso.

3. Delegar

 quadrante da Matriz de Eisenhower é Delegar. Esta categoria se refere às tarefas que não são importantes, mas urgentes. Embora pareça contra-intuitivo porque, naturalmente, seu primeiro instinto seria que as tarefas não são urgentes, importantes também? Não necessariamente!

Essas atividades geralmente dão a você a ilusão de ser importante, embora, na realidade, não contribua muito para a sua produtividade. Você precisa decidir se precisa reagendar ou se outra pessoa pode fazer isso por você.

Alguns dos exemplos podem incluir agendar entrevistas, responder a certos e-mails ou reuniões de equipe que podem ser conduzidas por outra pessoa, enquanto você está ocupado executando suas atividades do quadrante 1.

 4. Elimine

 A última categoria da Matriz de Eisenhower é Eliminar. Elas consistem em tarefas que são essencialmente seus assassinos de produtividade. Eles não contribuem de forma alguma para seus objetivos. Identifique essas atividades e elimine-as para aumentar sua produtividade.

Exemplos comuns dessas atividades incluem navegar sem pensar nas redes sociais, verificar constantemente se há ligações ou mensagens em seu telefone, jogar videogames ou atividades gerais que você usa para procrastinar.

 

Veja também: 8 maneiras de atingir seus objetivos mais rápido.

 

Como usar a matriz de Eisenhower para gerenciamento de tempo?

 

Se agora você está se perguntando que sua vida será magicamente organizada usando esta matriz, não é tão fácil! Mas, colocando um pouco de esforço, você pode se colocar no caminho certo.

 Em primeiro lugar, você precisa classificar suas atividades urgentes e importantes. Para fazer isso, você precisa definir suas prioridades corretamente e definir os níveis de urgência.

Suas tarefas urgentes geralmente são aquelas que têm uma restrição de tempo anexada a elas. Essas atividades têm um 'faça agora' escrito nelas e requerem sua máxima atenção.

Por outro lado, suas tarefas importantes são geralmente de longo prazo e bastante orientadas a objetivos. Geralmente, eles não fornecem resultados imediatos e estão mais focados em tomar melhores decisões de longo prazo.

Depois de classificar suas tarefas urgentes e importantes, as próximas coisas que você precisa fazer para utilizar totalmente o potencial da matriz de Eisenhower para gerenciamento de tempo são:

1. Forneça códigos de cores aos quadrantes

Atribua códigos de cores aos seus quadrantes para ajudá-lo a compreender rapidamente a gravidade da situação. Ao alocar cores, você pode ver rapidamente o que precisa ser feito a seguir. Esses códigos de cores também ajudam a priorizar suas tarefas para tomar decisões informadas.

Por exemplo; o quadrante do pode ser colorido de vermelho para indicar a urgência das tarefas.

2. Categorize suas tarefas profissionais e pessoais

Para evitar compromissos sobrepostos, faça matrizes separadas para suas tarefas profissionais e pessoais. Isso o deixará claro para o que está por vir e influenciará muito a maneira como você administra seu tempo. Um truque aqui pode ser dedicar horas distintas do dia para os dois tipos de compromissos e ver como isso funciona para você.

3. Limite o número de itens por quadrante

 Adicionar muitos itens por quadrante complicará demais as coisas e o propósito de usar a matriz de Eisenhower para gerenciamento de tempo será perdido. Para otimizá-lo, limite o número de ações a 7 ou 8. Dessa forma, você não ficará sobrecarregado com o que precisa fazer.

Parece complicado, certo?

Bem, quando você se depara com uma série de problemas, pode levantar bandeiras vermelhas e criar problemas. Depois disso, tudo o que você precisa fazer é designar alguém para esse “problema” para que o problema possa ser retificado a tempo.

Essa é a melhor maneira de garantir um fluxo de trabalho tranquilo enquanto pessoas específicas trabalham para “eliminar” o problema em segundo plano.

Gerenciar o fluxo de trabalho com base na Matriz de Eisenhower era apenas uma parte da equação. Muitos outros elementos entram em jogo durante o ciclo de vida de um projeto. Você precisa levar em consideração circunstâncias imprevistas, como férias, licenças médicas e outros desastres que os membros da equipe concedem aos gerentes de projeto de vez em quando!

Então, o que você está esperando? Use a matriz Eisenhower agora e maximize sua produtividade agora. Nos diga como isto funciona para você.

Photo by Icons8 Team on Unsplash

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