Como organizar seu ambiente de trabalho e alcançar sucesso.

 

À medida que trabalhamos para melhorar nossa produtividade e produção, um elemento de nosso processo costuma ser esquecido como uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência: o ambiente onde fazemos nosso trabalho .

É intuitivo considerar. O que poderia ser mais importante para o seu trabalho do que o local onde ele acontece? E, no entanto, muitos de nós negligenciamos examinar como nosso espaço de trabalho pode estar influenciando nossa produção. E muitos de nós somos totalmente indisciplinados quanto a manter a estrutura em nossos ambientes de trabalho.

Você começa a notar quando realmente fica atolado. Os papéis parecem surgir do nada e começam a se multiplicar. Você não tem onde colocá-los, então você apenas a empurra para o lado ou os joga no chão. As coisas começam a ficar um pouco mais claustrofóbicas. Você vai procurar aquela coisa que sempre usa - e não consegue encontrar. Pegue uma caneta e não há nenhuma à vista, embora você jure que viu, tipo, três ontem. O mesmo tipo de experiência é duplicado em seu computador, onde sua “área de trabalho” parece um campo minado e até mesmo a busca de holofotes não pode ajudá-lo a encontrar os documentos de que precisa.

Isso é desorganização. E não é sustentável.

Um espaço de trabalho bem organizado pode mudar muito sobre nosso desempenho e qualidade de entrega. E é apenas na ausência de organização que realmente começamos a perceber o que isso nos dá - serenidade, foco, uma mente clara e energia.

O ambiente em que você trabalha influencia e dá cor ao seu trabalho e à sua experiência. Portanto, vamos tentar definir o nosso para ser o mais útil possível para a nossa jornada.

Veja como calibrar cuidadosamente sua área de trabalho para melhor atender ao seu trabalho.

Trate-o como um verdadeiro escritório

    Photo by Alex Kotliarskyi on Unsplash


Em primeiro lugar: este é o seu local de trabalho. Mesmo que seja em sua casa, ou você tenha apenas uma parte de um espaço compartilhado, ou mesmo que tenha sido forçado a separar um canto de um Starbucks para você, isso ainda é verdade. É aqui que você trabalha. Então, tanto quanto você pode, trate assim.

Você só deve trabalhar aqui. Você não deve jogar ou navegar na Internet, se puder. Sem Netflix. Vou abrir uma exceção para almoçar em sua mesa e assistir a um vídeo no YouTube.

Saia fisicamente da sala para fazer uma pausa ou para fazer outro tipo de atividade. Deixe-o vago nos fins de semana ou quando você não estiver trabalhando. Por que não se vestir com roupas “de trabalho” específicas ao entrar no espaço? Você vai trabalhar, não é?

Isso tudo pode parecer bobo, mas existem inúmeras histórias de pessoas com verdadeiro sucesso, enganando seus cérebros fazendo-os pensar que seu escritório (ou sua área, ou sua mesa) é um lugar sério onde um trabalho sério acontece.

Comece com uma folha em branco


Existem poucas coisas mais satisfatórias ou recompensadoras para um criativo ou qualquer tipo de trabalhador do que uma tela em branco . Dê a si mesmo o presente de uma área de trabalho em branco e, tanto quanto possível, uma área circundante vazia e sem desordem que você pode começar a acumular. Dê a si mesmo a liberdade de construir sobre isso e, pela primeira vez em muito, pensar cuidadosamente onde colocar as coisas e por quê.

Se você se pegar nadando muito fundo em papel, bugigangas, canetas e coisas assim no início, talvez tenhamos que tentar um pouco de Marie Kondo. Reúna tudo de todas as superfícies de sua área de trabalho e arrume-as em algum lugar, como uma cama ou um pedaço de chão. Vasculhe tudo em busca de coisas que você pode ou deve facilmente jogar fora. Separe as coisas realmente importantes e reserve. Então, com o que sobrar, comece a fazer julgamentos sobre o verdadeiro valor deles para você e seu processo.

À medida que você começa a mexer nas coisas e jogar outras coisas fora, pode descobrir que começar uma nova mesa ou produto de tipo organizacional também tem um sabor maravilhoso de procrastinação produtiva. Não se engane: este é um empreendimento absolutamente válido e valerá a pena realizá-lo. E, com sorte, você gostará do processo. Mas você só deve se permitir assumir esse trabalho uma ou duas vezes, e somente quando for absolutamente necessário. Depois disso, apenas trabalhe para manter o que você construiu enquanto trabalha. Caso contrário, você simplesmente se transforma naquele cara polindo suas ferramentas e movendo-as pela sala em vez de, você sabe, colocá-las para funcionar.

 Estabeleça prioridades

Agora que temos uma tela, vamos preenchê-la. Que tipo de trabalho você fará neste espaço de trabalho? Que tipo de espaço livre você precisa estar quando trabalha aqui?

Vá descobrir os fatos com você mesmo. O que você acha que precisa para trabalhar? Que itens ou sistemas tornam o trabalho mais fácil e eficaz? Quais ambientes fizeram você se sentir mais produtivo? Onde você se sentiu mais à vontade?

Você é do tipo que gosta de reflexões matinais e diários com marcadores durante o café, com o chilrear dos pássaros do lado de fora da janela? Você tem algum espaço extra para se espalhar com pedaços de papel e cadernos com capa de couro e bases para copos para canecas de café.

Você é um editor de vídeo ou codificador que só precisa apagar as luzes e explodir seus olhos com telas de computador por horas a fio? Talvez você possa ser um pouco mais implacável com o seu minimalismo. Claro, um bloco de notas e uma caneta podem ser úteis, mas mantenha-os de lado. Mantenha as coisas claras para sua trindade de monitor, mouse, teclado.

Que tal um pai / mãe que trabalha e precisa cruzar quatro calendários familiares diferentes e lidar com a papelada para adultos? Eu ficaria bem com você destruindo seus sistemas de codificação de cores e diferentes papéis sofisticados e cartazes, se é assim que você opera. Apenas mantenha o equilíbrio consigo mesmo sobre como manter o essencialismo de cada peça que trouxer - e como encontrar um lugar adequado para armazená-la.

Não importa quem você seja, dê a si mesmo um abajur, uma estação de carregamento para o seu telefone e um lugar para colocar uma bebida.

 Pense nos seus pontos fracos.

Pense consigo mesmo: o que normalmente o tira do jogo? De que tipo de coisa você se lembra que o distraiu com mais frequência, ou pior ainda, que realmente o puxou da cadeira?

É algo piscando em uma tela? Se esse é o seu maior problema, desculpe - você não é uma daquelas pessoas que pode ter o telefone na mesa.

É o som que mais te incomoda? Crianças chorando ou uma TV brincando lá embaixo? Você deve investir em um par de fones de ouvido com cancelamento de ruído. Embora eles possam não bloquear cada pequena coisa (embora os melhores cheguem bem perto de fazer isso), eles criam essa sensação maravilhosa de um vácuo de som quando você os liga - como se estivessem criando um passo extra de distância entre suas orelhas e sua mente e todo o mundo exterior barulhento.

Mais autorreflexão: o que você acha que o ajudaria no seu dia a dia? Ou o que você acha que está buscando com mais frequência? Coloque esses itens perto de você, ao alcance do braço. Se eles forem usados ​​várias vezes por hora, você pode até mesmo construir um lugar para eles na configuração da sua mesa, como um belo gancho para pendurar os novos fones de ouvido.

Posicione sua mesa olhando para longe de tudo o que é interessante. Isso inclui uma porta, ou uma TV, ou visualização de qualquer área de tráfego intenso. A única exceção que posso permitir é uma janela, para sonhar acordado e olhar melancolicamente pela janela. Não consigo ver quanto dano isso pode causar.

Seja criativo com armazenamento

 Além de comprar armários de arquivo ou arquivar prateleiras, pense onde você pode armazenar coisas que irão mantê-los ao alcance, mas também longe da vista e longe da mente. Eles devem ser para aqueles itens que você só alcança duas a três vezes por mês - discos rígidos, cabos especiais, certas canetas ou suprimentos de arte colorida, esse tipo de coisa.

Eu tenho um arquivo sob minha mesa colocado de uma maneira que não fica visível quando você passa. Se você tem uma mesa no quarto (ou uma cama no escritório), empilhe os itens embaixo da cama.

Se essas coisas parecem as primeiras coisas que você aprendeu sobre soluções de armazenamento quando era calouro na faculdade, é porque são. Essas ideias não precisam ser complicadas, nem mesmo especiais. Eles só precisam fazer o trabalho. O trabalho realmente interessante e criativo é o que acontece quando você organiza e otimiza seu espaço.

Se você realmente quer ser um entusiasta, entre em coisas nerds como gerenciamento de cabos - fitas de velcro e coisas assim. Passe os cabos para cima e para baixo na parte de trás das pernas da sua mesa para que você não possa vê-los de nenhum ângulo frontal. Coloco faixas de comando em meus tijolos de carga e os afixo na parte inferior da minha mesa. Agora parece que tudo está flutuando, sem fio e mágico. Não preciso ver as coisas que fazem minhas ferramentas funcionarem - apenas vejo minhas ferramentas. Isso permite que tudo se derreta no fundo e me permite focar em ser criativo.

Adquira um aparelho de algum tipo que possa receber papel e arquivos e itens importantes aleatórios. Não precisa ser um arquivo, embora seja o método mais simples e à prova de erros. Esses também são bons porque se você for um daqueles adultos reais que tem papel de verdade para classificar, a maioria deles caberá naquelas divisórias de papel bacanas.

Mas independentemente disso, obtenha algo cujo propósito seja organizar e arquivar coisas. No meu armário de arquivo barato do Walmart, tenho uma gaveta para coisas “tecnológicas” - mouse de computador extra, discos rígidos, cabos (é uma virada de jogo real se você conseguir abraçadeiras para eles). Depois, outro para equipamentos de uso único, mas ainda importantes, como microfones e um mixer para gravar narrações ou podcasts. E sim, tenho um sistema de arquivamento de papel aspiracional. Recibos de pagamento, recibos, coisas assim.

Se você se sentir confortável em digitalizar seus documentos para ter cópias eletrônicas deles, considere configurar um sistema eletrônico compatível em seu computador. Dessa forma, em um mundo ideal, você pode manter apenas as coisas irritantemente importantes - cartão do seguro social e certidão de nascimento, não laminados e frágeis como sempre, e aquelas coisas que parecem realmente importantes que você nunca poderia imaginar jogar fora. O resto pode ser digitalizado.

 Inspire-se


No entanto, todo esse processo abala e, independentemente de quão sereno você se sinta, quando finalmente se acomoda para trabalhar em sua bela mesa nova, você ainda pode ficar desanimado ou atolado. Porque trabalho, afinal, ainda é trabalho. Quando isso acontecer, olhe novamente para o seu ambiente para manter a cabeça no jogo.

Você tem uma ideia de que tipo de coisa sempre te inspira? Alguns gostam de citações famosas que parecem inteligentes ou vídeos com palestrantes motivacionais. Outros gostam de ver exemplos de pessoas fazendo coisas impressionantes ou que valem a pena.

Um ano na faculdade, cobri uma parede do meu dormitório, do chão ao teto, com post-it. Eu escreveria citações sobre eles - frases famosas ou da minha própria vida que eu achasse inspiradoras ou engraçadas. Durante todo aquele ano, eu erguia os olhos, entediado, de meu dever de casa, e meus olhos pousavam em uma nova citação. Em vez de me distrair, isso me manteve em uma espécie de ciclo positivo de inspiração. Apenas uma coisa minúscula como essa - algo físico no meu ambiente, que levou meu cérebro a um lugar rápido e positivo sem distração - me daria o pequeno impulso que eu precisava para permanecer na tarefa e intencional.

É fácil ser cínico e zombar daquelas pessoas que pontilham cada superfície em branco de seu espaço de trabalho com Funko Pop! figuras. Mas eles provavelmente descobriram algo que muitos de nós não temos. Se algo o deixa feliz e coloca um sorriso em seu rosto enquanto você trabalha, provavelmente vale a pena seu peso em ouro.

Esses são os tipos de intangíveis que um espaço de trabalho positivo deve fornecer a você. Poucas fontes de energia e até de alegria, enquanto você caminha com dificuldade em seu dia de trabalho. Você pode até usar o estilo clássico e ter apenas uma foto de sua família no canto da mesa, como um empresário de terno.

Seja o que for, eu recomendo que você explore a possibilidade de adicionar pelo menos uma pequena bugiganga divertida. Você pode se surpreender com o quanto você valoriza isso ao longo do dia. (A menos que sua versão de uma bugiganga seja a serenidade máxima que você consegue por ter uma mesa literalmente imaculada - essa é sua própria marca de especialidade, e eu entendo. Você entende.)

Conclusão
No final do dia, mais do que qualquer coisa, apenas certifique-se de abordar sua área de trabalho ou mesa com um grau saudável de intenção e pensamento. Faça o máximo possível para mantê-lo limpo e organizado. Pense em desenvolver sistemas que funcionem para você para manter as coisas simples para você e seu fluxo de trabalho. E trate seu espaço de trabalho com a reverência e o profissionalismo com que trataria um escritório onde ganha a vida. Você pode não sentir isso imediatamente, mas estará ajudando a si mesmo, sua paz de espírito e sua produtividade muito a longo prazo.

    Photo by Christopher Gower on Unsplash


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